6 aspectos que debes considerar al rellenar un Bill of Lading

Cualquier envío de transporte marítimo implica un volumen significativo de documentación. Hay tantas partes implicadas en un simple envío de contenedor, que el proceso puede parecer agotador, especialmente si eres un exportador o importador con poca experiencia.

El documento más importante de transporte marítimo es sin duda el bill of lading. Si tuvieras que escoger un único documento para protegerlo y asegurarte de que todo está correctamente cumplimentado, ese sería el Bill of Lading.

¿Para qué sirve el Bill of Lading?
El Bill of Lading tiene tres propósitos básicos:

Prueba del transporte marítimo El Bill of Lading representa la evidencia de un contrato de transporte marítimo entre la naviera y el cargador o shipper. Es decir, funciona como un acuerdo para transportar las mercancías, según las condiciones establecidas en el contrato.
Recibo de las mercancías El Bill of Lading funciona como una prueba de que el shipper ha entregado las mercancías y la naviera las ha recibido en buenas condiciones. Por este motivo, es emitido normalmente una vez que se ha recibido la mercancía.
Posesión de las mercancías Una vez que las mercancías llegan a destino, el Bill of Lading funciona como un título de posesión de las mercancías que el receptor o consignee presenta para que la naviera libere las mercancías. En resumen, si no tienes el Bill of Lading, no tienes las mercancías.
Dicho esto, es extremadamente importante que sepas cómo rellenar correctamente un Bill of Lading, porque cualquier error podría conducir a retrasos y a extracostes innecesarios.

Un Bill of Lading puede tener más de 30 campos para cumplimentar y la exactitud de la información es fundamental en todos y cada uno de ellos. Con las prisas del día a día y la presión para que un envío llegue a tiempo, puede ser tentador pasar por el documento de forma superficial. Pero ten en cuenta que en este tipo de documentos la falta de exactitud o consistencia es raramente pasada por alto.

Por eso nuestro consejo es que te familiarices con este documento tan importante y llegues a conocerlo como la palma de tu mano.

Veamos 6 aspectos cruciales que debes tener en cuenta cuando rellenes un Bill of Lading.

1. Rellena todos los campos del Bill of Lading
Asegúrate de que has completado todos los campos requeridos de la forma más legible y exacta posible. Planifica con antelación y ahorra tiempo echándole un ojo al Bill of Lading tan pronto como te sea posible, de manera que tengas tiempo suficiente para reunir toda la información que necesites. Así te aseguras de que la información sea precisa y evitas posibles errores que podrían salirte caros. Si tienes dudas sobre lo que te están pidiendo en un determinado campo, consultalo con tu transitario.

2. Comprueba dos veces toda la información contenida en el Bill of Lading
No sólo es importante que cumplimentes todos los campos requeridos, sino que compruebes dos veces la exactitud de la información que has incluido en el Bill of Lading. Asegúrate de que cada detalle es exacto, no sólo la información que tu has rellenado sino también la que la naviera ha prerellenado. Comprueba que el número de contenedor y el sello coinciden, y que has contado y listado correctamente el número de bultos de tu envío. Y lo más importante, revisa que los campos de shipper, consignee y notify son correctos.

Realizar estas comprobaciones por duplicado podría marcar una gran diferencia, por ejemplo, en el caso de que las mercancías se perdiesen o sufiesen daños.

Consejo: incluye la información de contacto de tu consignee para que los agentes en destino puedan contactar con él localmente en caso de que fuera nececsario.

3. Identifica los materiales peligrosos
Para enviar materiales peligrosos, hace falta que obtengas en primer lugar las licencias y permisos necesarios. Estos pueden variar en función del país al que estás enviando la mercancía y del tipo de material peligroso.

Pero además tienes que declararlos, así que es improtante que quedén claramente registrados en el Bill of Lading. Ten en cuenta que la responsabilidad de que tu producto potencialmente peligroso sea enviado de forma segura recaerá sobre ti, así que para ir sobre seguro, incluye todos los detalles posibles sobre estos materiales.

4. Incluye todos los detalles que puedas sobre la mercancía
Las descripciones de la mercancía deben ser específicas y detalladas. Cuanto más descriptivo seas, mejor. Indica el número de contenedores y el número de bultos en cada contenedor.

Esto debería incluir desde el valor, peso, tamaño, etc.. de las mercancías, hasta los materiales con los que están manufacturadas y su nombre común. Si estás enviando múltiples unidades, indica el peso total del conjunto, pero también el peso exacto de cada unidad. Idealmente, deberías especificar el tipo de envío y el número de palés también. Si hubiera instrucciones especiales para el envío, estas deberían ser indicadas en el Bill of Lading.

5. Nunca incluyas información falsa en el Bill of Lading
El Bill of Lading es un contrato legal que puede ser usado como evidencia en un juicio en caso de que tu envío se vea implicado en complicaciones legales. Por eso, es muy importante que no incluyas ninguna información falsa o que pueda conducir a malentendidos, sea en relación al envío o a una de las partes implicadas en él, como el shipper, el consignee o el notify.

Por ejemplo, no indiques que el envío se compone de 50 cajas de mercancía si sólo estás enviando 45. Una vez que llegue a destino, el consignee tiene el derecho a reclamar la diferencia y serás legalmente responsable.

Si quieres saber más sobre las distintas partes implicadas en un envío de transporte marítimo te recomendamos que leas nuestra guía quién es quién en transporte marítimo.
6. Asegúrate de enviar el Bill of Lading por servicio de mensajería
Cuando se trata de un bill of lading original, es muy importante mandarlo por servicio de mensajería, nunca por correo ordinario. El motivo es que los servicios de mensajería ofrecen tracking, de manera que puedes localizar tu paquete fácilmente, y además, suelen ser más rápidos. En el caso de un telex release o express release no necesitas preocuparte por esto ya que toda la información se transmite digitalmente.

Antes de entregarlo en el servicio de mensajería, haz una última revisión y comprueba con tu consignee si es necesario que envíes el juego completo de BLs. En ocasiones, por ejemplo cuando el Bill of Lading se acompaña de una carta de crédito, también podría ser necesario que los BLs fueran firmados y sellados por detrás.

¿Qué tipo de Bill of Lading tienes entre manos?
Hay muchos tipos diferentes de Bill of Lading. Dependiendo de tu rol en el proceso de envío, podría tratarse de un Master Bill of Lading o de un House Bill of Lading.

También existen diferencias entre el Bill of Lading, el Telex Release y el Express Release, sus variantes digitales. Si te decantas por una de ellas, es fundamental que conozcas las diferencias, ventajas y desventajas que existen entre las 3 variantes, dado que implican distintos niveles de protección para tu envío.

(info de: @iContainersES)