5 ideas erróneas sobre el packing list

Muchos expedidores son conscientes de la importancia del bill of lading y de su papel clave a la hora de que todo fluya correctamente en un envío de transporte marítimo. Pero hay otro documento igualmente vital que no debe ser infravalorado: el packing list.

Tanto si estás rellenado un packing list para exportar mercancías como si lo haces para una mudanza internacional, hay aspectos importantes de este documento de los que tienes que ser consciente. Un simple malentendido en el packing list, podría resultar en retrasos y sus) correspondientes extracostes.

Hemos recopilado una lista con las cinco ideas erróneas más comunes que rodean al packing list.

1. La información y los detalles del packing list debería ser la mínima

Totalmente falso. El packing list debe incluir información muy detallada de las dimensiones y el peso del conjunto de la carga y de cada uno de los bultos y cajas que la componen. También se debe incluir toda la información completa de contacto del shipper y el consignee.

Si estás rellenando un packing list para una mudanza internacional, cada caja o bulto debería ser descrito con el tipo de producto. Por ejemplo, “menaje del hogar” es una descripción aceptable para un conjunto de platos, vasos y cubertería. No es necesario que desgloses la cantidad de cada uno de ellos, una descripción general será suficiente. Si has empaquetado elementos de distintas categorías, deberás incluirlas todas en tu descripción, como por ejemplo, “Libros, bolsos y toallas”.

En los envíos comerciales de mercancías, también deberías especificar el Incoterms bajo el cual será realizado el envío. Asegúrate de que esta información es consistente en todos tus documentos.

2. El packing list y la factura comercial son lo mismo

Es cierto que el packing list y la factura comercial son documentos similares en cuanto a la información contenida en cada uno de ellos. Pero existe una diferencia importante en cuanto a su función. Es necesario indicar el número de la factura comercial en el packing list y la información en ambos documentos debe corresponderse. Pero eso no significa que la factura comercial pueda sustituir al packing list o viceversa.

Como ya hemos mencionado, el packing list detalla la cantidad, el tipo, el peso y las dimensiones de la carga que será enviada y es un documento requerido en el caso de que se den conflictos o reclamaciones. La factura comercial es un documento legal entre el importador y el exportador, como cliente y proveedor, y no sólo describe la mercancía enviada sino también la cantidad que el cliente ha pagado para comprar las mercancías.

Otra forma de mirarlo: el packing list habitualmente es enviado al receptor de las mercancías, mientras que la factura comercial es enviada a la figura responsable del pago de esas mercancías.

3. El packing list no es importante

El packing list es uno de los documentos más importantes de transporte marítimo. De hecho, es necesario para poder generar el bill of lading. Cumple una función vital porque informa a todas las figuras implicadas en el transporte marítimo sobre el contenido del envío. Además, es el documento que las aduanas en destino utilizarán para determinar si la carga cumple con las normativas de seguridad locales.

Si usas una carta de crédito como método de pago, el banco podría solicitar el packing list como documento de apoyo para el pago.

Finalmente, en el caso de que se produzca un conflicto entre la naviera y el expedidor en la medición y pesaje de la carga, el packing list podría usarse como prueba. Si se producen daños en la carga, el packing list también es necesario para presentar una reclamación.

4. El packing list de exportación y el packing list de una mudanza internacional son iguales

No, el packing list para envíos comerciales habitualmente requiere más detalles. Podrían requerirse detalles monetarios de todos los elementos que componen el envío. Esto permite a las autoridades aduaneras determinar el valor total de la carga y asegurarse de que el número de elementos listados es el correcto.

En el caso de las mudanzas internacionales, lo más importante es tener en cuenta que el packing list no sólo sirve para pasar el despacho de aduanas, sino que también puede ser un recurso muy útil para mantener el control sobre qué elementos incluye tu mudanza y en qué cajas están empaquetados. Muchos de nuestros clientes han comprobado que rellenar el packing list de forma muy detallada y ordenada les ha ayudado a asegurarse de que no dejaban nada atrás en la mudanza y, una vez en destino, a comprobar que recibían todo correctamente.

5. Los pesos indicados en el packing list pueden ser aproximados

Nunca deberías poner un peso aproximado en el packing list porque podría conducir a retrasos y extracostes innecesarios. Cuando un envío llega al puerto —sea el de origen o el de destino— habitualmente es pesado y medido. Si hay una discordancia entre el peso real y lo que está escrito en el packing list, las autoridades aduaneras podrían considerarlo sospechoso y solicitar información adicional o incluso retener la carga para una inspección.